Verantwoording

Deze inventaris omvat voornamelijk het gedeelte van het archief, dat in of kort na 1935 bij de invoering van de code-V.N.G. volgens die code is gerangschikt, alsmede een aantal afgedwaalde stukken en gedeponeerde archieven.

 

In 1905 is een inventaris opgemaakt, die de periode 1851-1905 ( bijgewerkt tot 1906) beslaat.

 

Van deze inventarisatie is geen spoor teruggevonden. Het archief was in ieder geval tot 15 juni 1908 geordend volgens het gebruikelijke agendastelsel. Daarna is de typemachine in gebruik genomen, doorgaans de aanleiding om tot een andere wijze van ordening over te gaan.

Op 1 januari 1915 heeft men een alfabetisch rubriekenstelsel ingevoerd ( hoofdrubrieken van een volgnummer voorzien , onderrubrieken decimaal uitgesplitst). In de tussenliggende periode heeft men vermoedelijk een aantal onderwerpsbundels gehad, terwijl de rest volgens oude gewoonte werd geordend.

 

Na 1915 is alle aanwezige oudere correspondentie volgens de getallen van het rubriekenstelsel herordend. Dit stelsel (het registratuurplan werd in 1920 gedrukt en bij het provinciaal bestuur ingezonden) is in gebruik geweest tot ca. 10 januari 1935, toen het terecht door de code-V.N.G. is vervangen. Alle aanwezige bundels stukken zijn per 31 december 1934 afgesloten en volgens de code-V.N.G. gerangschikt, maar de inhoud is niet opnieuw herordend. Slechts betrekkelijk weinig kwamen in de dossiers, sindsdien gevormd, oudere stukken voor. (Uitzondering vormen de personeelsdossiers en de hinderwetvergunningen). Het bleek dan ook vrij gemakkelijk Dit kwam de overzichtelijkheid van de beide daardoor ontstane archiefbestanddelen ten goede, en daarmee de mogelijkheid tot bewerking.

Voorts is de raadpleging van het oudere gedeelte(dat openbaar is op grond van de Archiefwet) vergemakkelijkt.

Het aldus apart gezette oudere gedeelte is voorlopig geïnventariseerd. Er zijn vrijwel geen onderwerpbundels herordend (wat in veel gevallen wèl noodzakelijk is).

Voor vernietiging zijn slechts bundels in hun geheel vernietigbare bescheiden bestemd, niet geselecteerd zijn mappen waarin zich zowel te bewaren als te vernietigen stukken bevonden.

Daar in het verleden op grote schaal op ondeskundige wijze is vernietigd (zeker 1/3 tot de helft van de voor permanente bewaring in aanmerking komende losse stukken is vernietigd; van de bijlagen tot de rekening van vóór 1935 is geen enkel stuk aangetroffen, hoewel ook hier een gedeelte van grote waarde is geweest), is er overigens bij de selectie zeer voorzichtig te werk gegaan. De stukken zijn zoveel mogelijk in de oude mappen gelaten, om de definitieve inventarisator in de gelegenheid te stellen deze restanten van oude orde te leren kennen. Het gebrek aan systematiek in deze voorlopige inventaris is zoveel mogelijk gecompenseerd door verwijzingen.

De delen (series notulen, bevolkingsadministratie etc.) in dit archief zijn niet afzonderlijk genummerd, omdat de inspectie niet over de mogelijkheid beschikt, deze nummers op verantwoorde wijze op de delen zelf aan te brengen, en ook omdat de nummering van de rest van het archief slechts voorlopig kan zijn.

De nummering tussen 499 en 579 is niet overeenkomstig de rest; andere mappen dragen elk een nieuw nummer, tussen 499 en 579 hebben verschillende mappen betreffende hetzelfde onderwerp hetzelfde nummer. Voorts ontbreken er een aantal volgnummers. Dit is veroorzaakt door het feit, dat de inventarisatie door twee personen is verricht, die op een verschillend punt zijn begonnen en uiteraard niet één nummer voor totaal verschillende zaken wilden gaan gebruiken.

De periode 1814-1850 is door J.G.C. Joosting geïnventariseerd ( inventaris uitgegeven Leiden 1910). Na deze inventarisatie heeft hij een pak stukken, jonger dan 1850 teruggestuurd (brief 20-12-1910), dat bij de inventarisatie onaangeroerd is aangetroffen. Het is nu ingevoegd.

Het beheer van het Gasthuisfonds was tot 1934 opgedragen aan het college van B. en W., mede de titel “gasthuisvoogden” droeg. (Ook de administrateur van het fonds droeg die titel). In 1934 werd de taak door de raad aan een apart bestuur opgedragen. Daarom heeft het Gasthuisfonds pas vanaf 1934 een apart archief gevormd.

De stukken betreffende het beheer van het gasthuisfonds tot 1855 zijn bij het door Gratama beschreven gedeelte van de C oevorder archieven gevoegd, daar een scheiding van dit taakonderdeel per 1814 minder logisch bleek te zijn.

Een aantal tekeningen bevindt zich bij de dienst gemeentebedrijven. De nummers 1-628 omvatten in totaal 13 strekkende meter.

 

 

 

November 1979

Drs. A.J.M. den Teuling

R.U.O.S. Spiekerman